İşe Alımlarda Online Oryantasyon ile Kurum Kültürüne Adaptasyon

Pandemi sürecinde iş arayan, iş değiştiren kişiler ile personel arayan kurumlara müjde! Artık online oryantasyon ile kurum kültürüne adaptasyon mümkün!

İnsanoğlu dünyaya gönderildiği ilk günden itibaren bir şeyler için hep çalışmak zorunda kalmıştır. Yaşamak, yemek, içmek, barınmak, korunmak gibi güdüsel ihtiyaçlarını karşılamak için çalışırken keşfettikleri her şey insanlığa çağ atlatarak insanlığı daha ileri boyuta taşımıştır. İlk insandan bu yana insanoğlunun hayatında zaman, çağ, dil, kültür, yaşam biçimi gibi her şey ama her şey değişmiş ve o ilkel insan şimdiki modern insana dönüşmüştür. Tabi ki modernlikte içinde bulunduğumuz çağın koşullarına göre değişmiştir. 

Ama değişmeyen tek şey ise insanoğlunun hangi çağda olursa olsun yaşama, yeme-içme, barınma ve korunma gibi güdüsel ihtiyaçları olmuştur. İnsanoğlu eski çağlarda bu güdüsel ihtiyaçlarını savaşarak, kendi gücüne karşı daha baskın gelen kabileye uyum sağlayarak veya değiş-tokuş yöntemleriyle karşılarken içinde bulunduğumuz bu çağda ise bu yaşam ihtiyaçlarımızı karşılamanın tek yolu vardır. O tek yol ise yaşam savaşını kazanmak için Napolyon’un dediği gibi PARA! PARA! PARA !

• Peki para nasıl kazanılır?
• Bu para nereden kazanılır?

Bu soruları sorduğumuzda birçoğumuzun aklına kısaca bir yerde çalışmak ve çalışmanın karşılığında parayı kazanmış olmak gelir. 

Peki Bir Yerde Çalışmak Söylendiği Kadar Kolay Mıdır?

Bir kurum içerisinde çalışmak kesinlikle kolay değildir. Çünkü insan bir kurumda çalışabilmek için o kurumun parçası olabilmeyi göze almalıdır. Eğer, kişi, içinde bulunduğu kurumun parçası olamazsa kurumun kültürüne ayak uyduramadığı için o kurumda çalışma isteği azalarak kısa sürede işten ayrılma kararını vermek zorunda kalır. Bir çalışanın kurum kültürüne adapte olamadığından dolayı işi bırakması ise hem çalışan için hem de iş veren ve kurum için sağlıksız bir durumdur. Çünkü her iki tarafa da zaman kaybı ve iş tatminsizliği yaşatır. Bu nedenle günümüzde, bir çok kurumun yeni işe aldığı çalışanının kurum kültürüne adapte olmasını kolaylaştırmak için düzenlediği oryantasyon eğitimleri vardır. Oryantasyon eğitimleri çalışan ile iş verenin zaman kazanımı ve iş tatmini açısından karşılıklı kazan-kazan ilişkisini kurabildikleri bir süreçtir.  

İşe yeni başlamış olan çalışanlar için o işletmenin kültürüne adapte olmak başta hiç kolay değildir. Bunun nedeni ise genelde iş hayatında eski kelimesinin yanında yeni kelimesini geçirmenin çalışanda oluşturduğu psikolojik baskı ile ilgilidir. Örneğin eski bir kurumda yeni çalışan olmayı düşünmek işe yeni başlayacak kişi için güçlü bir stres kaynağı olarak hissedilebilinir. Benzer şekilde bir kurumdaki eski çalışma arkadaşlarının içine yeni gelen kişi olmak  işe yeni başlayan kişiler için yine ciddi bir stres kaynağıdır. 

Ancak işe yeni alım sürecinde bu stresi yaşayan kişi sadece çalışan değildir. İşletme sahibi de bu stresten az da olsa nasibini almaktadır. Çünkü işletme sahibi de aynı çalışan gibi eski kelimesinin yanında yeni kelimesini kullanır ve iki kelimenin zihinde oluşturduğu kafa karışıklığını işveren de hissedebilir. Örneğin bir işveren için eski çalışanın yerine yeni gelen çalışanı koyması güçlü bir stres kaynağıdır. Çünkü işe yeni alım sürecinde yeni çalışanın kurum içindeki çalışma performansı henüz işveren tarafından gözlemlenmemiştir ve bu durum işveren de bir stres tetikleyicisi olabilir.

İşveren de yeni çalışanıyla ilgili kendisine verilen görevin gerekliliklerini yerine getirebilecek mi, kurum kültürüne ayak uydurabilecek mi gibi bir çok sorunun cevabını gözlemleyerek öğreneceği bir deneme süresine ihtiyaç duymaktadır. Aynı şekilde yeni başlayan çalışan da işe ve kuruma kendini ait hissedip hissedemeyeceğini, iş alanında beklentilerinin karşılanıp karşılanamayacağına da gözlemleyerek karar verecektir. Hem işveren hem de işe başlayan için daha yakından tanışma, işi öğrenme ve karşılıklı beklentilerin karşılanıp karşılanmamasıyla ilgili ön görü oluşturmak için işveren tarafından sağlanan 2 hafta ile 6 ay arasında değişkenlik gösteren bu döneme oryantasyon denilmektedir.

 Oryantasyon süreci her iki tarafında yeni olan sürecine alışması için çok etkili bir yöntemdir. Birçok kurumda oryantasyon sürecini insan kaynaklarında görev alan bir kişi yönetir. Bu kişi, işe yeni başlayan kişinin gerekli bilgileri edinip işe ve kuruma adaptasyonunu en kısa sürede sağlayabilmesi için bir eğitim organize etmektedir. Bu eğitim ise temel oryantasyon ve mesleki oryantasyon olarak 2 ye ayrılır. 

Temel oryantasyon sürecinde işe yeni başlayan kişi çalıştığı kurumun A’dan Z’ye donanımını öğrenir. Örneğin kurumun kaç yılında kurulduğu, kaç personelin çalıştığı, kurumun kaç departmandan oluştuğu, kaç yöneticisinin olduğu,  kurumun geçmişten bugüne gelen başarıları, kurumun vizyonu, misyonu, gelecek hedefleri, personelin kurum içerisinde resmi hakları (tatil günleri, mola saatleri, ücret, prim vb.) gibi bilgiler temel oryantasyon sürecinin konuları içine girmektedir. 

Mesleki oryantasyon  ise işe yeni başlayan personele verilen pozisyonun içeriği, görev tanımı ve iş performansı ile ilgili beklentilere yönelik bilgileri içerir. Meslek alanda verilmesi gereken bilgiler öğretildikten sonra ise yeni çalışana yeni işiyle ilgili denemeler yaptırarak pratiklik kazanması içinde kendisine imkan tanınır. Yani bu süreç yeni çalışan için küçük bir staj gibidir. 

Belirlenen oryantasyon süresinin sonuna gelindiğinde, yalnızca iş veren ve çalışanın kurum kültürü kriterlerine dayanarak birbirlerinden memnun kalmaları sonucunda her iki taraf da profesyonel anlamda birbiriyle çalışmaya hazır duruma gelmiş olur.

Aslında Online Oryantasyonu böyle anlattığımızda kulağa bu pandemide çok fazla önerilmeyen kalabalık ve yakın temaslı bir sürece maruz kalmak gibi gelebilir. Ancak bu dönemde birçok kurum vakitten kazanabilmek ve pandemi de tedbirli davranabilmek için oryantasyon süreçlerini artık online olarak da gerçekleştirebilmektedir. 

Özellikle uzaktan çalışmaya yatkın olan iş kollarında oryantasyon süreci daha da kolay olmaktadır. Çünkü internetin derin bilgi içeren kolaylığı sayesinde bir işletme temel oryantasyonunu yeni çalışanına web adresi üzerindeki kurum bilgilerinden, zoom toplantısı yaparak bir power point sunumu üzerinden, mail ile gönderdiği bu konuyla ilgili bilgilendirici yazılar üzerinden de gerçekleştirebilmektedir. Bu online temel oryantasyon süreci anlatıldığında kolay gibi görülen bir yol olsa da bu eğitimde çalışana aslında kurum kültürü de tanıtılmış olur.

Kurum kültürü o kuruma özgü olan davranışlar, inançlar, alışkanlıkların tümünü kapsayan çok ama çok önemli bir kavramdır. O nedenle nasıl ki insanlar evlenmeye karar verirken evleneceği kişinin kültürünü ve kültürel alışkanlıklarını da kabul ederek onunla evlenmeye evet diyorsa, çalışanlarda bir kurumun kültürünü tanıdığında o kültürün içindeki inanca, alışkanlıklara, ekibin yapısına ve davranışlarına ayak uydurup uyduramayacağı konusunda ciddi bir karar vererek bu kurumda çalışmaya “evet” demelidir.

Bu durumu bir de işveren tarafından değerlendirecek olursak peki..

İşverenler Online Olarak Görüştüğü Bir Çalışanın Kurumun Kültür Yapısına Uygun Olup Olmadığını Nasıl Anlarlar?

Aslında işverenler için bunu anlamanın birçok yolu vardır. Öncelikle aradıkları pozisyona uygun kişilik yapısının olup olmadığı hakkında ön bilgi almak için mülakat yaparak ve insan kaynaklarında kullanılan çeşitli ölçekleri doldurmanızı rica ederek yeni çalışan adayı hakkında somut bilgiler toplamaya başlarlar. Yeni çalışan adayının cv üzerindeki eğitimi, deneyimleri, donanımı ve referansları da bu somut bilgilerin içine girerken aradığı kriterlere uygunluk kararını yeni çalışan adayı hakkında toplanan tüm bilgiler sonucunda verir. Yani oryantasyon eğitimine başlamadan önce işverenin yeni çalışanı için oryantasyonla kurum kültürüne nasıl adapte olacağı hakkında bir ön görüsü de oluşmuş olur. 

İşe alım süreci gerçekleştikten sonra oryantasyon sürecinde verilecek eğitim diyalog, soru-cevap ve görsel eğitim üzerine kurulu olunca online kanal üzerinden temel oryantasyon eğitimi vermek de zor olmamaktadır. Yeni çalışan kişi de bu kurum kültürünü benimseyebileceğini düşünüyor ise online kanal üzerinden de olsa adaptasyonunu kolayca sağlayabilmektedir. Online olarak mesleki oryantasyon ise yine uzaktan çalışmaya elverişli görevlerde zoom, hang out, skype gibi özellikle görüntülü görüşmelerin ve ekran paylaşmaların rahatça yapıldığı kanallar üzerinden işi hem gözlemleyerek hem de uygulayarak pratik edip öğrenebilmede yardımcı olmaktadır. 

Tüm bunların sonucunda ise online oryantasyon sürecine katılmış yeni çalışanlar için önemli olan 3kriter ortaya çıkmaktadır.

Yeni çalışanların online oryantasyon sürecini sağlıklı geçirilebilmeleri için bu süreçte,

1. Merak: Çalışanın işine karşı öğrenmeye meraklı yapısının ön plana çıkması ve online sisteme uyum sağlayacak esneklikte olması gerekmektedir.
2. İletişim: Online oryantasyon sürecinde yeni çalışan ekran karşısında beden dilini konuşma diliyle bütün olarak aktaramayacağı için süreç boyunca ses tonunu, doğru yerde soru-cevap diyaloğuna önem vermesi ve kurum ekibiyle olan iletişimini güçlü tutması gibi özelliklerini daha ön plana çıkarması gerekmektedir.
3. Geri Dönüt Vermek: Yeni çalışanın mesleki oryantasyonda öğrendiklerini kendisine öğreten kurum çalışanına veya işverenine bilgisi ve uygulamaları ile yaptığı işi onlara göstermede istekli olması gerekmektedir. Böylece işveren veya eğitim veren kişi oryantasyon sürecinin her iki taraf içinde nasıl ilerlediğine dair daha sağlıklı bir gözlem yapabilir.

Uzman Klinik Psikolog
Burcu YARAPSANLI ZAYİM

Bir önceki yazımıza https://mutluyasam.com.tr/is-dunyasi-pandemiden-nasil-etkilendi/ linkinden ulaşabilirsiniz.